W księdze gospodarstwa należy wyszczególnić wszelkie materiały do produkcji kupowane z zewnątrz; ich wykorzystanie musi być także dokumentowane. W przypadku materiałów dozwolonych do stosowania tylko w określonych uprawach, lub w ograniczonych ilościach, wymagana jest większa dokładność dokumentacji niż w odniesieniu do materiałów, dla których nie ma ograniczeń i które, również przy zastosowaniu w nadmiernej ilości, nie stwarzają problemów ekologicznych. Tożsamość odbiorców, rodzaj i ilość wszystkich sprzedanych produktów rolnych należy udokumentować wykazami lub dowodami księgowymi. Natomiast przy bezpośredniej sprzedaży płodów z gospodarstwa jest tylko ograniczony obowiązek prowadzenia ksiąg: nie trzeba oddzielnie dokumentować odbiorców i rodzaju sprzedanych produktów, wystarczy codzienny zapis ilości sprzedanych produktów. Sprawozdanie poinspekcyjne z regularnej corocznej kontroli nie może się ograniczać tylko do opisu ogólnej zgodności gospodarowania z rozporządzeniem, lecz musi zawierać szczegółowy wykaz stwierdzonych braków i wskazówki dotyczące ich usunięcia. Sprawozdanie musi być potwierdzone podpisem właściciela gospodarstwa. Ma to na celu nie tylko uwiarygodnienie sprawozdania poinspekcyjnego, ale również udokumentowanie, że właściciel gospodarstwa zna jego ewentualne braki. Jest to forma zwrócenia uwagi, wstępny etap ewentualnych sankcji.
